BTW

De volgende rechten en verplichtingen gelden enkel wanneer u een BTW-plichtige zelfstandige bent. Iedere handelaar en ambachtsman is BTW-plichtig. Ook vele vrije beroepers zijn ondertussen BTW-plichtig geworden, zoals advocaten, dierenartsen, architecten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, …. Enkel artsen, sommige paramedische beroepen, gezinshelpsters en kindercrèches zijn vrijgsteld van BTW. Daarnaast zijn er ook nog enkele vrijstellingen mogelijk omwille van de educatieve of culturele aard van de activiteit.

Uitreiken van facturen

Elke BTW-plichtige zelfstandige is verplicht om een factuur op te maken wanneer u verkoopt aan of een prestatie levert voor een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon. Verkoopt u aan een particulier, dan moet u behoudens enkele uitzonderingen in principe geen factuur opmaken.

De factuur moet in tweevoud worden opgemaakt. Het originele exemplaar is voor de klant. Het dubbel moet u als bewijsstuk voor uw boekhouding bewaren.

Bijhouden van een BTW-boekhouding

Een BTW-boekhouding bestaat uit het volgende:

  • Een inkomend facturenboek, waarin u alle aankopen van goederen en diensten bijhoudt. Daarbij moet u het nummer van de factuur, de datum, de naam van de leverancier, het totale bedrag en de betaalde BTW noteren. Het bedrag zonder BTW moet u daarna uitsplitsen volgens investeringen, aankopen en kosten. Het BTW-bedrag moet u opsplitsen in het gedeelte aftrekbare en niet-aftrekbare BTW.
  • Een uitgaand facturenboek, waarin u alle verkopen aan klanten bijhoudt. Ook hier noteert u het factuurnummer, de datum, de naam van de klant, het totaal bedrag en het BTW-bedrag. Het bedrag zonder BTW moet u uitsplitsen per BTW-tarief en daarna nog eens de respectievelijk verschuldigde BTW.
  • Een dagontvangstenboek, waarin u de verkopen waarvoor geen factuur moet worden opgemaakt noteert.
  • Een tabel van bedrijfsmiddelen, waarin u de investeringen bijhoudt.

Een BTW-boekhouding verschilt van de boekhouding volgens de boekhoudwet in het feit dat er voor de BTW geen financieel dagboek moet bijgehouden worden.

Periodiek opmaken van een BTW-aangifte

Op regelmatige tijdstippen zal u een BTW-aangifte moeten indienen.

Hierop geeft u enerzijds een overzicht van de belastbare beroepswerkzaamheden en anderzijds alle gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de verschuldigde en aftrekbare BTW.

Afhankelijk van uw jaarlijkse omzet zal u een maandelijkse of een kwartaalaangifte moeten indienen.

Is uw jaaromzet groter dan 2.500.000 euro, dan moet u verplicht maandelijks een BTW-aangifte opmaken en indienen uiterlijk op de 20ste van de maand na de maand waarop de handelingen betrekking hebben (de aangifte van januari moet u dus uiterlijk tegen 20 februari indienen).

Is uw jaaromzet kleiner dan 2.500.000 euro, dan mag u een kwartaalaangifte indienen, uiterlijk op de 20ste van de maand na het betreffende kwartaal (de aangifte van het eerste kwartaal moet u dus uiterlijk tegen 20 april indienen).

Verkoopt u minerale oliën, GSM’s en computers (en toebehoren) of landvoertuigen uitgerust met een motor onderworpen aan de reglementerig betreffende de inschrijving van voertuigen en uw omzet is hoger 200.000 euro, dan moet u eveneens verplicht maandelijks een BTW-aangifte indienen.

Hetzelfde geldt wanneer u op jaarbasis meer dan 400.000 euro goederen verkoopt aan belastingplichtigen die zich in een andere EU-lidstaat bevinden.

Betalen van BTW

Voor wie een maandelijkse BTW-aangifte moet indienen, geldt dat wanneer uit de aangifte blijkt dat er een bedrag te betalen is, dan moet u dit bedrag voor de 20ste van de maand volgend op de maand waarop de handelingen betrekking hebben moet betalen (het te betalen bedrag van januari moet dus uiterlijk tegen 20 februari betaald zijn).

Blijkt echter dat u een tegoed heeft, dan mag u dit tegoed aftrekken van het saldo van de volgende maand. U kan ook opteren om het tegoed te vragen. Maar dat kan enkel maar op bepaalde tijdstippen en wanneer het tegoed voldoende groot is:

  • Wanneer het terug te vorderen saldo na indiening van uw aangifte met betrekking tot maart, juni of september meer dan 1.485 euro bedraagt, dan kan u het bedrag op de aangifte van die maand terugvragen. Hou er wel rekening mee dat de terugbetaling enkele weken in beslag neemt.
  • Is het terug te vorderen saldo na indiening van uw aangifte met betrekking tot december minstens 245 euro, dan kan u het bedrag van de aangifte mbt december terugvragen.
  • Ondernemingen die vooral verkopen doen die vrijgesteld zijn van BTW of actief zijn in de vastgoedsector en die voldoen aan bepaalde voorwaarden kunnen hun BTW-tegoed maandelijks terugvragen. Het saldo moet wel minstens 245 euro bedragen.

Wie een kwartaalaangifte moet indienen, zal bij een te betalen saldo dit bedrag moeten storten voor de 20ste van de maand volgend op het kwartaal (het te betalen bedrag van het eerste kwartaal moet dus uiterlijk tegen 20 april betaald zijn).

Heeft u een tegoed, dan mag u dit tegoed aftrekken van het saldo van het volgende kwartaal. Of u kan dit tegoed ook terugvragen, maar ook hier geldt dat het tegoed voldoende groot moet zijn:

  • Voor de eerste drie kwartalen geldt dat het tegoed na het kwartaal minstens 615 euro moet bedragen.
  • Voor het vierde kwartaal geldt dat het tegoed minstens 245 euro moet bedragen.

Betalen van voorschotten

Wie maandelijkse BTW-aangiften moet indienen, betaalt elke maand BTW en moet dus geen voorschotten betalen in de loop van het jaar. Behalve in de maand december. Dan moet u een voorschot betalen gelijk aan de (geraamde) verschuldigde BTW van de eerste 20 dagen van december ofwel een voorschot gelijk aan het te betalen saldo voor de maand november. Blijkt uit de BTW-aangifte van november dat u een tegoed heeft, dan hoeft u in principe geen voorschot te betalen.

Het betaalde voorschot mag afgetrokken worden van het saldo van de maand december.

Wie een kwartaalaangifte indient, moet wel voorschotten betalen en dit uiterlijk de 20ste dag van de tweede en derde dag van elk kwartaal. Toch is dit voorschot enkel maar verplicht wanneer volgens uw BTW-aangifte van het vorige kwartaal bleek dat u BTW moet betalen.

Dit betekent dat wanneer blijkt uit uw aangifte van het eerste kwartaal (in te dienen tegen 20 april) dat er een saldo te betalen was, dan moet u uiterlijk 20 mei en 20 juni een voorschot betalen. Bleek uit de aangifte van het eerste kwartaal dat er u een saldo tegoed had, dan zal u in mei en juni geen voorschot moeten betalen.

Het voorschot is gelijk aan 1/3 van het bedrag dat u diende te betalen volgens de BTW-aangifte van het vorige kwartaal.

Betaalt u dit voorschot niet, betaalt u te weinig of te laat, dan zal de BTW een nalatigheidsintrest aanrekenen van 0,8% per maand (met een minimum van 2,50 euro).

De betaalde voorschotten van het kwartaal zullen afgetrokken worden van het saldo voor het kwartaal.

Andere verplichtingen

  • Een intracommunautaire listing (overzicht van de verkopen en diensten aan BTW-plichtigen in andere EU-lidstaten) indienen per maand of kwartaal.
  • Een jaarlijkse listing opmaken van de verkopen aan Belgische BTW-plichtigen.
  • Bewaren van de boeken en verantwoordingsstukken
  • Aangifte van elke wijziging en de stopzetting van de werkzaamheid

Recht van aftrek

Tegenover al deze verplichtingen staat een belangrijk recht, namelijk het recht om de BTW die u zelf heeft betaald af te trekken. Die BTW moet natuurlijk wel betaald zijn in het kader van uw zelfstandige activiteit.

Hou er rekening mee dat de BTW voorziet in een aantal aftrekbeperkingen. Zo is bijvoorbeeld de BTW op kosten van een personenwagen maar beperkt aftrekbaar en BTW op dure relatiegeschenken (meer dan 50 euro) is niet aftrekbaar.

Is slechts een deel van uw activiteiten onderworpen aan BTW, dan zal de BTW op algemene kosten ook maar deels aftrekbaar zijn.

Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen

Wanneer uw omzet van het voorafgaandelijke kalenderjaar niet meer dan 15.000 euro bedroeg, dan mag u (maar is geen verplichting) opteren voor een vrijstellingsregeling. Dat betekent niet dat u volledig ontslaan bent van uw BTW-plicht, maar de verplichtingen zijn wel tot een minimum beperkt:

  • u moet nog steeds een BTW-nummer aanvragen;
  • u moet facturen opmaken, ze nummeren en bewaren;
  • u moet een ontvangstendagboek bijhouden voor de verkopen aan particulieren;
  • u moet jaarlijks een BTW-listing indienen;
  • u moet een tabel van de bedrijfsmiddelen bijhouden.

U zal dus geen BTW-aangiften meer moeten opmaken, u zal ook geen BTW en voorschotten moeten betalen.

Dit betekent dan ook dat u geen BTW meer op uw verkopen moet aanrekenen, tenzij het gaat om de verkoop van nieuwe gebouwen en nieuwe voertuigen in het kader van uw economische activiteit. Op uw facturen moet u de volgende vermelding aanbrengen: “Kleine onderneming, onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk.”

Aan de andere kant verliest u ook uw recht om de BTW die u heeft betaald in aftrek te nemen.

Indien u werken in onroerende staat verricht, kan u niet genieten van deze vrijstellingsregeling voor kleine onderneming, ook al zou uw omzet lager zijn dan 15.000 euro.